事務職で覚えておくと便利なショートカットキー集｜保存・コピー・印刷の基本操作

事務職でショートカットキーを覚えると何が楽になる？

事務職の仕事では、Excel、Word、メール、PDF、ブラウザ、社内システムなどを行き来しながら作業することがあります。

マウスでコピーや貼り付け、保存、印刷をしても作業はできますが、よく使う操作だけでもショートカットキーを覚えておくと、入力や確認が少し楽になります。

特に、事務職未経験の人や派遣事務として働き始めたばかりの人は、パソコン操作に慣れるまで時間がかかることもあります。

すべてのショートカットキーを暗記する必要はなく、まずは実務でよく使うものから少しずつ覚えていけば十分です。

この記事では、事務職で覚えておくと便利なショートカットキーを、実際に使う場面に合わせて整理します。

この記事でわかること

• 事務職で覚えておくと便利な基本ショートカットキー
• Excel作業で使いやすいショートカットキー
• メールや文章作成で役立つショートカットキー
• 印刷やスクリーンショットで気をつけたいこと
• 最初に覚えるならどれを優先するとよいか

事務職で覚えておくと便利な基本ショートカットキー

まずは、Excel、Word、メール、ブラウザなどで使いやすい基本のショートカットキーから見ていきましょう。

特に最初に覚えておきたいのは、Ctrl + S、Ctrl + C、Ctrl + V、Ctrl + Z、Ctrl + Fです。

保存、コピー、貼り付け、元に戻す、検索は、事務作業の中で使う回数が多いため、ここだけでも覚えておくと作業しやすくなります。

Ctrl + Sはこまめに使うと安心

Ctrl + Sは、作業中のファイルを保存するショートカットキーです。

事務職では、名簿、集計表、申請書、議事録、マニュアルなど、途中で消えると困るファイルを扱うことがあります。

作業が一区切りついたらCtrl + Sを押す癖をつけておくと、保存し忘れによる不安を減らしやすくなります。

共有ファイルを触るときは、自分が編集してよいファイルか確認してから保存しましょう。

Ctrl + Aは全体に影響するので注意

Ctrl + Aは、文章全体や表全体をまとめて選択できる便利な操作です。

ただし、全選択した状態で削除や上書きをすると、選ばれている範囲すべてに影響します。

Ctrl + Aを使ったあとは、何が選択されているか確認してから次の操作に進むのがおすすめです。

Ctrl + Fは確認作業でかなり便利

Ctrl + Fは、画面内の文字を検索するショートカットキーです。

長いメールの中から必要な言葉を探したいとき、PDF資料から社名を探したいとき、Excelの一覧表から特定の名前を探したいときに使えます。

事務作業では「目で探す」より、検索した方が早く、見落としも減らしやすいです。

Ctrl + Pは印刷前の確認が大切

Ctrl + Pは、印刷画面を開くショートカットキーです。

Excel、Word、PDF、ブラウザなど、いろいろな画面で使えます。

ただし、印刷はそのまま進めると、不要なページまで出てしまったり、カラーで印刷されてしまったりすることがあります。

Ctrl + Pを押したあと、部数・ページ範囲・白黒かカラーか・印刷プレビューを確認してから印刷しましょう。

Excel作業で使いやすいショートカットキー

事務職では、Excelを使う場面が多いです。

高度な関数をたくさん覚える前に、入力や確認を楽にするショートカットキーを知っておくと、日々の作業が進めやすくなります。

Ctrl + Dは同じ内容を続けて入力するときに便利

Ctrl + Dは、Excelで上のセルの内容を下のセルへコピーするときに使います。

同じ部署名、同じ日付、同じ分類、同じ担当者名などを続けて入力するときに便利です。

毎回コピーして貼り付けるよりも早く、単純な入力作業を少し楽にできます。

F2はセルの一部だけ直したいときに使える

F2は、Excelで選択しているセルの中身を編集したいときに使います。

セルをダブルクリックしなくても編集に入れるため、名前、住所、メモ欄などを少しだけ修正したいときに便利です。

また、フォルダ内でファイル名を変更するときにもF2を使える場合があります。

Ctrl + ;は日付入力のミスを減らしやすい

Ctrl + ;は、Excelで今日の日付を入力するときに使えます。

日報、受付表、管理表、チェックリストなど、日付を入れる作業で役立ちます。

毎回手入力するよりも早く、日付の入力ミスも減らしやすくなります。

メールや文章作成で役立つショートカットキー

事務職では、Excelだけでなくメール対応や文章作成もよくあります。

メール本文、Word文書、チャット、社内システムの入力欄などでも、基本のショートカットキーは使いやすいです。

メール対応では、定型文やURLをコピーして貼り付ける場面があります。

ただし、貼り付けたあとに宛名、日付、会社名、添付ファイル名などが古いままになっていないかは必ず確認しましょう。

また、Ctrl + Hの置換は便利ですが、まとめて変更される操作です。

いきなり「すべて置換」を押すのではなく、まずは1件ずつ確認しながら進める方が安心です。

画面切り替えやファイル操作で便利なショートカットキー

事務作業では、Excelを見ながらメールを書く、PDFを確認しながら社内システムに入力するなど、複数の画面を使うことがあります。

画面切り替えのショートカットを知っておくと、マウスで画面を探す手間を少し減らせます。

Alt + Tabは、開いている画面を切り替えるときに便利です。

Excel、メール、ブラウザ、PDFなどを同時に開いているとき、直前に使っていた画面へすばやく戻れます。

一方で、Ctrl + Wは今開いているタブやファイルを閉じる操作です。

便利ではありますが、作業中の画面をうっかり閉じてしまうこともあるため、慣れないうちは無理に使わなくても問題ありません。

スクリーンショットは機種によって操作が違う

事務職では、エラー画面、確認画面、社内システムの表示などを共有するときに、スクリーンショットを使うことがあります。

ただし、スクリーンショットの操作はパソコンの機種やキーボードによって違う場合があります。

スクリーンショットは、言葉で説明しにくい画面の状態を伝えるときに便利です。

ただし、画面内に個人情報、顧客情報、社内情報、パスワードなどが写っていないかは必ず確認しましょう。

スクリーンショットを送る前に、見られて困る情報が写っていないか確認することが大切です。

最初に覚えるならこの7つだけでも十分

ショートカットキーはたくさんありますが、最初から全部覚えようとすると疲れてしまいます。

事務職未経験の人やパソコン操作にまだ慣れていない人は、まずは次の7つから慣れていくのがおすすめです。

このあたりは、日常的な事務作業で使う場面が多いです。

慣れてきたら、Alt + Tab、F2、Ctrl + ;、スクリーンショットなども少しずつ試していくとよいでしょう。

大切なのは、ショートカットキーを暗記することではなく、自分の作業を少し楽にするために使うことです。

事務職でショートカットキーを覚えるなら実務で使うものからでいい

事務職でショートカットキーを覚えるなら、難しいものから覚える必要はありません。

まずは、保存、コピー、貼り付け、元に戻す、検索、印刷など、毎日の作業で使いやすいものからで十分です。

ショートカットキーを少し知っているだけでも、Excel入力、メール作成、資料確認、ファイル整理などが進めやすくなります。

最初はメモを見ながらでも構いません。

よく使う操作をひとつずつ覚えていくと、仕事中の小さな手間が少しずつ減っていきます。

派遣事務や一般事務に必要なパソコン操作が不安な場合は、Excelやタイピング、メール対応などもあわせて確認しておくと、実務に入ったときの戸惑いを減らしやすくなります。

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