事務職を目指していると、「Excelってどのくらい使えればいいの？」と不安になることがありますよね。
求人票に「Excel基本操作」と書かれていても、実際にどこまでできればいいのか分かりにくいものです。
特に派遣事務の場合、職場によって求められるレベルに差があります。
入力や表作成ができれば十分な職場もあれば、関数を使って集計や確認作業を任される職場もあります。
ただ、最初から難しい関数を全部覚える必要はありません。
まずは、事務職でよく使う基本的な関数を押さえておくだけでも、仕事のしやすさはかなり変わります。
この記事では、事務職で覚えておきたいExcel関数と、派遣事務でも使いやすい実務での活用例を紹介します。
この記事でわかること
- 事務職でExcel関数が必要になる場面
- 派遣事務でも使いやすい基本関数
- SUM・AVERAGE・COUNTIFなどの使いどころ
- VLOOKUPを覚えると便利な理由
- Excelが苦手な人が最初に覚えたい順番
事務職でExcel関数はどのくらい必要？
事務職では、Excelを使う場面が多いです。
たとえば、売上表、顧客リスト、勤怠データ、在庫表、請求一覧、進捗管理表など、さまざまなデータを扱います。
もちろん、すべての事務職で高度なExcelスキルが必要になるわけではありません。
入力やコピー、簡単な表作成が中心の職場もあります。
ただ、関数を少し使えるだけで、作業スピードや確認のしやすさがかなり変わります。
たとえば、合計を手計算するよりSUM関数を使った方が早いですし、件数を数えるならCOUNTIFを使った方がミスも減らせます。
「Excelが得意です」と言えるほどでなくても、基本関数を知っているだけで、事務作業への苦手意識はかなり下がります。
派遣事務でもExcel関数は覚えておくと有利
派遣事務の場合、就業先によって任される仕事は違います。
データ入力が中心のこともあれば、集計表の更新やリストの確認、資料作成の補助を任されることもあります。
そのときにExcel関数を少し使えると、仕事を覚えるスピードが上がりやすいです。
また、派遣会社のスキルチェックや職場見学でも、Excelの使用経験を聞かれることがあります。
そのときに「SUMやCOUNTIF、VLOOKUPは使ったことがあります」と言えると、事務経験を説明しやすくなります。
大事なのは、難しい機能を完璧に使えることではありません。
実務でよく使う基本関数を、どんな場面で使うのか理解しておくことです。
事務職で覚えておきたいExcel関数7選
ここからは、事務職でよく使うExcel関数を7つ紹介します。
どれも実務で使う場面が多いので、Excelが苦手な人はこのあたりから覚えていくのがおすすめです。
SUM関数｜合計を出す基本の関数
SUM関数は、指定した範囲の数値を合計する関数です。
事務職ではかなりよく使います。
たとえば、売上金額の合計、交通費の合計、請求金額の合計、在庫数の合計などを出すときに使います。
手計算で足していくと、数が多いほどミスが起きやすくなります。
でも、SUM関数を使えば、範囲を指定するだけで合計を出せます。
事務職を目指すなら、まず最初に覚えておきたい関数です。
=SUM(A1:A10)
このように入力すると、A1からA10までの数値を合計できます。
AVERAGE関数｜平均を出したいときに使う
AVERAGE関数は、指定した範囲の平均値を出す関数です。
事務職では、売上の平均、対応件数の平均、アンケート結果の平均などを確認するときに使うことがあります。
毎日どれくらい処理しているのか、月ごとの平均がどれくらいなのかを見るときに便利です。
=AVERAGE(B1:B10)
このように入力すると、B1からB10までの平均を出せます。
集計資料を作るときに、合計だけでなく平均も出せると、データの見方が広がります。
COUNT関数｜数字が入っているセルを数える
COUNT関数は、数値が入力されているセルの数を数える関数です。
たとえば、点数が入力されている人数、金額が入力されている件数、数値データが入っている行数などを確認するときに使えます。
=COUNT(C1:C20)
このように入力すると、C1からC20の中で数値が入っているセルの数を数えられます。
ただし、文字が入っているセルは数えません。
名前や商品名など、文字を含むデータの件数を数えたい場合は、次に紹介するCOUNTA関数の方が使いやすいです。
COUNTA関数｜空白以外のセルを数える
COUNTA関数は、空白ではないセルを数える関数です。
数値だけでなく、文字が入っているセルも数えられます。
事務職では、名簿の人数、申込件数、入力済みデータの件数などを確認するときに便利です。
=COUNTA(D1:D50)
このように入力すると、D1からD50の中で何かしら入力されているセルの数を数えられます。
「このリストに何件データがあるのか」を確認したいときによく使います。
データ管理の仕事では、件数確認はかなり多いので、覚えておくと便利です。
COUNTIF関数｜条件に合う件数を数える
COUNTIF関数は、条件に合うデータの件数を数える関数です。
事務職ではかなり使う場面が多いです。
たとえば、次のような確認に使えます。
- 「未対応」が何件あるか
- 特定の商品が何件あるか
- 特定の担当者の件数がいくつあるか
- 同じ名前や番号が何回出てくるか
=COUNTIF(E1:E100,”未対応”)
このように入力すると、E1からE100の中で「未対応」と入力されている件数を数えられます。
COUNTIFを使えると、確認作業がかなり楽になります。
目で数えるとミスしやすい作業も、関数を使えば短時間で確認できます。
IF関数｜条件によって表示を変える
IF関数は、条件によって表示する内容を変えられる関数です。
たとえば、点数が基準以上なら「合格」、基準未満なら「不合格」と表示するような使い方ができます。
=IF(F1>=80,”合格”,”不合格”)
この場合、F1の数値が80以上なら「合格」、80未満なら「不合格」と表示されます。
事務職では、確認済みか未確認か、条件を満たしているか、金額が基準を超えているかなどを分けたいときに使えます。
IF関数は最初少し難しく感じるかもしれません。
でも、条件分けができるようになると、Excelでできることがかなり増えます。
VLOOKUP関数｜別の表から情報を探す
VLOOKUP関数は、探したい値を表の左端列から見つけて、同じ行にある指定列の値を返す関数です。
事務職では、かなり実務向きの関数です。
たとえば、商品コードを入力すると商品名を表示する、社員番号から名前を表示する、顧客番号から住所を表示する、といった使い方ができます。
手作業で別の表を見ながら入力していると、時間もかかりますし、入力ミスも起きやすいです。
VLOOKUPを使えば、キーになる番号やコードをもとに、必要な情報を自動で引っ張ってくることができます。
=VLOOKUP(A2,商品一覧!A:D,2,FALSE)
式だけ見ると少し難しく感じるかもしれません。
でも、考え方としては「A2に入っている値を、別の表から探して、対応する情報を表示する」というイメージです。
VLOOKUPは、派遣事務でも使えると便利な関数です。
最初から完璧に覚えなくても、まずは「別の表から情報を探す関数」と理解しておくだけでも十分です。
Excelが苦手な人はどの順番で覚えるといい？
Excel関数を覚えようとすると、種類が多すぎて混乱することがあります。
最初から全部覚えようとすると疲れてしまうので、よく使うものから順番に覚えるのがおすすめです。
個人的には、次の順番が覚えやすいです。
- SUM
- AVERAGE
- COUNT・COUNTA
- COUNTIF
- IF
- VLOOKUP
まずは、合計や平均、件数を出す関数から覚えると入りやすいです。
そのあと、条件に合う件数を数えるCOUNTIF、条件で表示を変えるIF、別の表から探すVLOOKUPへ進むと理解しやすくなります。
Excelは、最初から暗記しようとしなくても大丈夫です。
実際に表を作りながら、「こういうときにこの関数を使うんだ」と覚えていく方が身につきやすいです。
事務職でExcel関数を使えると何が変わる？
Excel関数を使えるようになると、事務作業の負担がかなり変わります。
特に変わるのは、確認作業と集計作業です。
たとえば、件数を目で数える、合計を電卓で出す、別の表を見ながら手入力する。
こうした作業は、時間がかかるだけでなく、ミスも起きやすいです。
関数を使えば、同じ作業を短時間で処理できます。
また、関数を使って自動化できる部分が増えると、仕事に少し余裕が出ます。
派遣事務では、最初は決められた作業を正確にこなすことが大切です。
その中でExcelを使って効率よく作業できると、職場でも安心して仕事を任せてもらいやすくなります。
Excel関数ができないと事務職は無理？
Excel関数が苦手だからといって、事務職が絶対に無理というわけではありません。
職場によっては、入力やチェック作業が中心で、関数をほとんど使わないこともあります。
ただ、基本的な関数を知っていると、選べる仕事の幅は広がりやすいです。
求人に「Excel基本操作」と書かれている場合、最低限の入力や表作成に加えて、簡単な関数を使う可能性もあります。
不安な場合は、派遣会社に仕事内容を確認しておくと安心です。
たとえば、次のように聞いてみても大丈夫です。
Excelはどの程度使用しますか？関数を使った集計作業などもありますか？
SUMやCOUNTIF程度の基本関数で対応できる内容でしょうか？
事前に確認しておくと、就業後のミスマッチを減らしやすくなります。
Excelは実務で使いながら覚えていけばいい
Excelは、勉強だけで完璧に覚えるより、実務で使いながら身につける方が分かりやすいです。
最初は、式を見ても意味が分からないことがあると思います。
でも、何度か使っているうちに、「この作業ならCOUNTIFが使えそう」「この表ならVLOOKUPで探せそう」と少しずつ感覚がつかめてきます。
大事なのは、最初から全部できる人を目指さないことです。
まずは、よく使う関数を少しずつ覚えるだけで十分です。
事務職でよく使う関数を覚えておくと、派遣先でも落ち着いて作業しやすくなります。
Excelが苦手な人ほど、最初は簡単な関数から少しずつ慣れていきましょう。
まとめ：事務職で使うExcel関数は基本から覚えれば大丈夫
事務職では、Excelを使う場面が多いです。
ただし、最初から難しい関数を全部覚える必要はありません。
まずは、実務で使うことが多い基本関数から覚えていくのがおすすめです。
- SUMで合計を出す
- AVERAGEで平均を出す
- COUNT・COUNTAで件数を数える
- COUNTIFで条件に合う件数を数える
- IFで条件によって表示を変える
- VLOOKUPで別の表から情報を探す
これらを使えるようになると、集計や確認作業がかなり楽になります。
派遣事務でも、Excelの基本関数を知っていると仕事を進めやすくなります。
Excelが得意ではなくても、基本を少しずつ覚えていけば大丈夫です。
まずは、SUMやCOUNTIFなど、使う場面がイメージしやすい関数から練習してみましょう。
